正式与非正式沟通有各自的优点和缺点

Question

正式与非正式沟通有各自的优点和缺点

Answer 1

　一、正式沟通
正式沟通一般指在组织系统内,依据组织明文规定的原则进行的信息传递与交流.例如组织与组织之间的公函来往、组织内部的文件传达、召开会议、上下级之间的定期情报交换等.
正式沟通有下向（downward）、上向（upward）、横向（1ateral）、外向（outside）沟通等几种：
　　（1）下向沟通.这是在传统组织内最主要的沟通流向.一般以命令方式传达上级组织或其上级所决定的政策、计划、规定之类的信息,有时颁发某些资料供下属使用等等.如果组织的结构包括有多个层次,则通过层层转达,其结果往往使下向信息发生歪曲,甚至遗失,而且过程迟缓,这些都是在下向沟通中所经常发现的问题.
　　（2）上向沟通.主要是下属依照规定向上级所提出的正式书面或口头报告.除此以外,许多机构还采取某些措施以鼓励向上沟通,例如意见箱、建议制度、以及由组织举办的征求意见座谈会、或态度调查等等.有时某些上层主管采取所谓“门户开放”政策（open-doorpolicy）,使下属人员可以不经组织层次向上报告.但是据研究,这种沟通也不是很有效的,而且由于当事人的利害关系,往往使沟通信息发生与事实不符或压缩的情形.
　　（3）横向沟通.主要是同层次,不同业务部门之间的沟通.在正式沟通系统内,一般机会并不多,若采用委员会和举行会议方式,往往所费时间人力甚多,而达到沟通的效果并不很大.因此,组织为顺利进行其工作,必须依赖非正式沟通以辅助正式沟通的不足.正式沟通的优点是：沟通效果好,比较严肃,约束力强.易于保密,可以使信息沟通保持权威性.重要的消息和文件的传达,组织的决策等,一般都采取这种方式.其缺点在于,因为依靠组织系统层层传递,所以很刻板,沟通速度很慢,此外也存在着信息失真或扭曲的可能.

二、非正式沟通
非正式沟通指的是通过正式沟通渠道以外的信息交流和传达方式.非正式沟通是非正式组织的副产品,它一方面满足了员工的需求,另一方面也补充了正式沟通系统的不足.是正式沟通的有机补充.在许多组织中,决策时利用的情报大部分是由非正式信息系统传递的.
非正式沟通的优点
　　同正式沟通相比,非正式沟通的优点是：沟通形式灵活,直接明了,速度快,省略许多繁琐的程序,容易及时了解到正式沟通难以提供的信息,真实地反映员工的思想、态度和动机.非正式沟通能够发挥作用的基础,建立团体中良好的人际关系,能够对管理决策起重要作用.
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非正式沟通的缺点
　　非正式沟通的缺点主要表现在：非正式沟通难以控制,传递的信息不确切,容易失真、被曲解,并且,它可能促进小集团、小圈子的建立,影响员工关系的稳定和团体的凝聚力.如果能够对企业内部非正式的沟通渠道加以合理利用和引导,就可以帮助企业管理者获得许多无法从正式渠道取得的信息,在达成理解的同时解决潜在的问题,从而最大限度提升企业内部的凝聚力,发挥整体效应.